RAG-basiertes Wissensmanagement fuer einen globalen Maschinenbauer – 70% schnellere Informationssuche und mehrsprachiger 24/7-Support.
Ein global taetiger Schweizer Maschinenbauer mit rund 80 Mitarbeitenden steht vor typischen Wachstumsherausforderungen eines erfolgreichen KMU. Das Unternehmen hat ueber Jahre hinweg ein umfangreiches Wissen aufgebaut – von technischen Dokumentationen ueber Service-Handbuecher bis hin zu Kundenkommunikation und internen Prozessbeschreibungen. Dieses Wissen ist jedoch ueber verschiedene Systeme verteilt: Fileserver, E-Mail-Archive, ERP-System, lokale Ordner und in den Koepfen einzelner Mitarbeitender.
Als KMU-Startup, das sich in einem wettbewerbsintensiven globalen Markt behauptet, ist das Unternehmen auf effiziente Prozesse und schnelle Reaktionszeiten angewiesen. Die bisherige Wissensverteilung fuehrt jedoch zu Reibungsverlusten, die das Wachstum bremsen und die Servicequalitaet beeintraechtigen.
Das Support-Team ist die zentrale Anlaufstelle fuer Kunden weltweit. Technische Fragen zu Maschinenspezifikationen, Wartungsintervallen, Ersatzteilen und Fehlerbehebung gehen taeglich ein – per E-Mail, Telefon und ueber das Kundenportal. Viele dieser Anfragen sind wiederkehrend und koennten mit dem vorhandenen Wissen beantwortet werden. Doch die Informationen zu finden, dauert oft zu lange. Support-Mitarbeitende verbringen einen Grossteil ihrer Zeit mit der Suche nach Informationen statt mit der eigentlichen Kundenbetreuung.
Als global taetiges Unternehmen kommuniziert der Maschinenbauer in drei Sprachen: Deutsch, Englisch und Franzoesisch. Technische Dokumentationen liegen haeufig nur in einer Sprache vor. Mitarbeitende muessen Inhalte manuell uebersetzen oder Kollegen um Hilfe bitten, die die entsprechende Sprache beherrschen. Dies fuehrt zu Verzoegerungen und Inkonsistenzen in der Kundenkommunikation.
Neue Mitarbeitende benoetigen Monate, um sich in die komplexe Produktpalette und die internen Prozesse einzuarbeiten. Das Wissen ist nicht zentral verfuegbar, und erfahrene Kollegen muessen ihre Arbeit unterbrechen, um Fragen zu beantworten. Dies belastet das gesamte Team und verlangsamt das Wachstum des Unternehmens.
Verteiltes Wissen, Sprachbarrieren und zeitintensive Informationssuche bremsen den Support, das Onboarding und letztlich das Unternehmenswachstum. Die Herausforderung: Wie kann das gesamte Unternehmenswissen zentral, mehrsprachig und rund um die Uhr verfuegbar gemacht werden?
Gemeinsam mit dem Unternehmen haben wir ein Retrieval Augmented Generation (RAG)-System entwickelt, das das gesamte Unternehmenswissen zentralisiert und ueber einen intelligenten KI-Assistenten zugaenglich macht. Das System basiert auf modernen Large Language Models und ist speziell auf die Beduerfnisse eines technischen Maschinenbau-Unternehmens zugeschnitten.
Im ersten Schritt haben wir alle relevanten Wissensquellen identifiziert und in das RAG-System integriert. Technische Dokumentationen, Service-Handbuecher, FAQs, Kundenkommunikation und Prozessbeschreibungen wurden indexiert und in eine einheitliche Wissensdatenbank ueberfuehrt. Das System wird laufend aktualisiert und lernt aus neuen Dokumenten automatisch hinzu.
Der KI-Assistent ist die zentrale Schnittstelle zum Unternehmenswissen. Mitarbeitende und Kunden koennen Fragen in natuerlicher Sprache stellen und erhalten praezise, quellenbasierte Antworten. Der Assistent versteht den technischen Kontext und liefert relevante Informationen aus der gesamten Wissensdatenbank – inklusive Verweisen auf die Originaldokumente.
Der KI-Assistent ist rund um die Uhr verfuegbar und beantwortet Anfragen in allen drei Unternehmenssprachen. Kunden erhalten sofortige, qualitativ hochwertige Antworten – unabhaengig von Tageszeit und Sprache. Das Support-Team wird entlastet und kann sich auf komplexe Faelle konzentrieren.
Die Einfuehrung des RAG-Systems hat die Arbeitsweise des Unternehmens nachhaltig veraendert und messbare Verbesserungen in allen Bereichen gebracht.
Ein RAG-basiertes Wissensmanagement von mpol.ch macht Ihr Unternehmenswissen zentral, mehrsprachig und rund um die Uhr verfuegbar. Ideal fuer KMU mit komplexen Produkten, internationaler Kundschaft und dem Anspruch, Support und Onboarding auf ein neues Level zu heben. Die Loesung ist skalierbar, nDSG-konform und kann on-premise oder in der Schweizer Cloud betrieben werden.